Cómo crear una unidad compartida

di veteri.online

Tienes que compartir uno o más documentos con tus compañeros de trabajo y, para ello, has pensado en recurrir a Google Drive: el conocido servicio de almacenamiento en la nube del gigante de Mountain View que ofrece 15GB de espacio libre (con opciones pagas para expandirlo) y está disponible para todas las plataformas principales, tanto de escritorio como móviles. ¿Qué decir? ¡Tuviste una gran idea!

Sin embargo, si está leyendo esta guía, entiendo que tiene algunas dificultades para completar la operación que tiene en mente. En ese caso, no se preocupe: si lo desea, puedo explicar cómo crear una unidad compartida mostrándole cómo crear un almacenamiento compartido en línea en Google Drive y cómo crear una única unidad compartida. documento.

¿Estas listo para empezar? ¿Sí? ¡Muy bien! Así que póngase cómodo, tómese todo el tiempo que necesite para concentrarse en leer los siguientes párrafos y, lo que es más importante, intente implementar los "consejos" que le daré. ¡No me queda nada por hacer, excepto desearle una buena lectura y un buen trabajo!

Índice

  • Cómo crear un Google Drive compartido
    Desde PC
    Desde teléfonos inteligentes y tabletas
  • Cómo crear un documento compartido en Drive
    Desde PC
    Desde teléfonos inteligentes y tabletas

Cómo crear un Google Drive compartido

Primero, veamos cómo crear un Google Drive compartido, luego cómo crear una carpeta en el servicio de almacenamiento en la nube en cuestión y cómo compartirlo con otros usuarios (incluso aquellos que no tienen un cuenta de Google). Se puede hacer tanto desde la PC como desde el teléfono inteligente y la tableta. Claramente, todos los archivos que inserte dentro de la carpeta compartida serán accesibles para los usuarios que pueden ver y / o modificar esta última.

Desde PC

Compartir carpeta de Google Drive

Si desea crear una unidad compartida utilizando desde una PC, debe acceder a Google Drive desde su página principal, crear la carpeta de su interés y compartirla con otros usuarios, utilizando la función especial que ofrece el Servicio.

Primero, por lo tanto, iniciar sesión en Google Drive desde su página principal, haga clic en el botón (+) Nuevo (arriba a la izquierda) y seleccione el elemento carpeta en el menú abierto. En el cuadro Nueva carpeta que apareció en la pantalla, escriba el nombre que desea asignar a la carpeta, utilizando el campo de texto correspondiente, y haga clic en Crear.

De esta forma, la carpeta que creó aparecerá en la sección Carpetas de Google Drive. Para compartirlo, haga clic con el botón derecho en su nombre, haga clic en el elemento Compartir en el menú contextual y, en el cuadro que se abre, especifique el nombre o la dirección de correo electrónico de las personas con las que compartir la carpeta mediante el campo de texto Agregar personas y grupos.

Compartir carpetas de Drive desde la PC

Usando el menú a la izquierda del cuadro, puede decidir si permitir que los usuarios con los que ha elegido compartir la carpeta la vean sin hacer cambios en ella o si les concede permiso para modificarla, seleccionando los elementos Visorrespectivamente> o Editor.

Cuando esté listo para hacerlo, reenvíe la invitación para compartir carpeta haciendo clic en el botón azul Enviar, también presente en el cuadro que se abrió hace un momento.

¿Necesita compartir una carpeta creada en Google Drive con usuarios que no han creado una cuenta de Google? También es posible hacer esto. Para ello, después de hacer clic con el botón derecho en el nombre de la carpeta de su interés, seleccione el elemento Obtener enlace para compartir del menú contextual.

En el cuadro que se abre, seleccione el elemento Cualquiera con el vínculo (si es necesario), haga clic en las palabras Copiar vínculo en el menú ubicado a la derecha y comparta el vínculo. a la carpeta compartida con quien quieras (por ejemplo, pegándola en un chat grupal, un correo electrónico, etc.).

Compartir carpetas de Drive desde la PC

Si tiene una cuenta comercial de Google, me gustaría señalar la posibilidad de crear unidades compartidas reales, es decir, espacios en línea compartidos íntegramente en Google Drive, utilizando una función especial disponible para G clientes Suite Enterprise, Enterprise for Education, G Suite Essentials, Business, Education y G Suite para organizaciones sin fines de lucro.

Esta función le permite acceder a archivos, archivarlos y buscarlos con un equipo. Dado que los archivos pertenecen al equipo (y no a usuarios individuales), si alguien deja el equipo, los archivos permanecen disponibles para todos los demás miembros del grupo de trabajo. Más info aquí.

Desde teléfonos inteligentes y tabletas

Compartir carpeta de Drive desde el móvil

Si prefiere actuar desde teléfonos inteligentes y tabletas, todo lo que tiene que hacer es iniciar la creación de una nueva carpeta desde la aplicación Drive, abrir la función de uso compartido correspondiente y elegir con quién compartir la carpeta y qué manera.

Primero, luego, iniciar sesión en Google Drive desde la aplicación oficial del servicio para Android o iOS / iPadOS, toque el botón (+) ubicado en la parte inferior derecha y seleccione el elemento Carpeta en el menú Crear nuevo. En el cuadro que se le muestra, escriba el nombre de la carpeta en el campo de texto correspondiente y presione el elemento Crear para continuar.

Una vez hecho esto, presiona el ícono de los tres puntos ubicado en correspondencia con la carpeta de tu interés, selecciona el ítem Compartir del menú contextual y, en el Agregar personas o grupos presentes en la pantalla que se abre, escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de los usuarios con los que desea compartir la carpeta.

Utilizando el menú ubicado inmediatamente debajo de los nombres / direcciones que decide incluir en el recurso compartido, especifique si desea permitir solo la visualización o incluso la modificación de la carpeta, seleccionando los elementos Visor o Editor . Cuando esté listo para hacerlo, envíe la invitación para compartir tocando el ícono de avión de papel (abajo a la derecha).

Si, por el contrario, quieres compartir la carpeta con un enlace que puede ser utilizado por cualquier persona, incluso por quienes no tienen una cuenta de Google, tras pulsar el icono de los tres puntos (correspondiente a la carpeta de su interés), haga clic en Compartir vía enlace deshabilitado (si no lo ve, obviamente la función que le permite compartir la carpeta con un enlace ya está activa), toque en el elemento Copiar enlace y pegar en el correo electrónico o mensaje para enviar a las personas con las que desea compartir la carpeta.

Por último, les recuerdo la posibilidad de crear unidades compartidas completas disponibles para G Suite Enterprise, Enterprise for Education, G Suite Essentials, Empresas, Educación y G Suite para organizaciones sin fines de lucro. Más info aquí.

Cómo crear un documento compartido en Drive

Ahora veamos cómo crear un documento compartido en Drive y luego cómo compartir un solo documento en lugar de una carpeta completa en Google Drive. También en este caso, podrás actuar tanto desde el escritorio como desde el móvil.

Desde PC

Compartir un archivo con Drive

Si quieres saber cómo crear un archivo compartido en Drive desde PC, simplemente tienes que subir el archivo de tu interés a Google Drive y hacerlo compartible de forma similar camino a lo visto anteriormente en el capítulo dedicado a las carpetas.

Primero, luego, iniciar sesión en Google Drive desde su página principal y, según sus necesidades, cree un nuevo archivo o cargue uno desde su computadora, usando el (+) botón Nuevo en la parte superior izquierda.

A continuación, haga clic en el nombre del archivo para compartir en el cuadro de la derecha, luego haga clic en el icono de tres puntos ubicado en la parte superior derecha, seleccione el elemento Compartir en el menú contextual y escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de los usuarios con los que desea compartir el documento en el campo de texto Agregar personas o grupos.

Por último, elija si desea asignar a este último la función de Editor, Visor o Comentarista, utilizando el menú desplegable correspondiente, y haga clic en el botón Enviar para completar la operación.

Si desea compartir el documento con personas que no tienen una cuenta de Google, recuerde hacer clic en el símbolo cadena en el cuadro abierto, seleccione (si es necesario) el elemento Cualquiera con el enlace en el menú correspondiente y haga clic en Copiar enlace, para copiar el enlace y pegar en el mensaje que se enviará a los usuarios a quienes ofrecer acceso al archivo compartido.

Desde teléfonos inteligentes y tabletas

Compartir un archivo en Drive desde un dispositivo móvil

Si prefiere actuar desde teléfonos inteligentes y tabletas, se aplica lo dicho en el capítulo sobre PC. Para continuar, por lo tanto, iniciar sesión en Google Drive desde la aplicación oficial del servicio para Android o iOS / iPadOS, toque el botón (+) ubicado en la parte inferior derecha y, en el menú abierto, elija si desea crear un nuevo documento o cargar uno existente.

Ahora, toque el ícono de tres puntos junto al archivo que desea compartir (si no lo ve, asegúrese de estar en la sección Inicio de la aplicación ) y presiona el elemento Compartir. En el campo de texto Agregar personas o grupos, luego ingrese los nombres o direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el documento cargado. abre los menús correspondientes ubicados en la parte inferior y especifica el rol que se le asignará a cada uno de ellos ( Visor, Comentarista o Editor). Finalmente, presione el símbolo avión de papel (abajo a la derecha) para completar la operación.

Si desea compartir el archivo con un enlace que también puede ser utilizado por aquellos que no tienen una cuenta de Google, después de presionar el icono de tres puntos, toque el elemento Compartir por enlace deshabilitado. (si no lo ve, la función que le permite compartir el archivo con un enlace ya está activa), luego en el elemento Copiar enlace y pegar el enlace obtenido en el mensaje para enviar a las personas con las que desea compartir el documento. No fue difícil, ¿verdad?